Gestione del Magazzino
In un mercato sempre più competitivo diventa della massima importanza gestire il magazzino in
modo: veloce, dinamico, in poco tempo, conoscere l'esatta entità, carico ed evasione veloce, massima
ottimizzazione.
E l'informatica con l'hardware assumono una importanza strategica: ecco che il software di
gestione unito a dei dispositivi portatili permette di interagire e rispondere alle esigenze dette sopra.
Per magazzino si intende quella struttura logistica in grado di ricevere le merci e conservarle,
movimentarle e renderle disponibili per la consegna. Possiamo pensare che in una gestione di magazzino ci siano
dei momenti fondamentali.
Possiamo pensare che il magazzino abbia quattro momenti chiave :
Nel gestire il magazzino è di fondamentale importanza il sistema di riconoscimento delle merci
ed il è la soluzione più adottata.
Per stampare e leggere il i dispositivi possono essere divisi in:
dispositivi per postazioni fisse, dispositivi portatili solo con memoria, dispositivi portatili in radiofrequenza;
un capitolo a parte riguarda la etichettatura dei prodotti che puo avvenire in fase di produzione ma anche
nell'ambito della gestione del magazzino.
Per una gestione di magazzino con , a seconda dell'esigenza dell'azienda
vanno analizzati e sviluppati i punti seguenti:
È comunque possibile utilizzare per l'Inventario di Magazzino dei Terminali più
impegnativi, con tastiera completa con memoria o con trasmissione a radiofrequenza perché già presenti
all'interno dell'azienda per una gestione logistica della merce, ma sicuramente sprecati per una gestione
dell'inventario.
Qualche motivo per fare l’inventario?
Fare l’inventario di magazzino con attenzione porta con sé innumerevoli vantaggi, che lo rendono
una pratica importante per i processi produttivi e decisionali dell’azienda. Ad esempio, porta a individuare
eventuali furti che possono essere sfuggiti a un controllo meno attento e, di conseguenza, scegliere di intervenire
per rafforzare i sistemi di sicurezza.
L’inventario permette inoltre di gestire in modo migliore le finanze e gestire eventuali
discrepanze relative ai prodotti presenti in magazzino in modo tempestivo. Un buon inventario permette infine di
valutare quali sono i prodotti che vengono maggiormente richiesti e apprezzati dai clienti, migliorando anche i
processi di ordine della merce.
Chi è obbligato a redigere l’inventario?
L’inventario di magazzino è per alcune attività un obbligo di legge. In particolare, secondo
l’Art. 14 co. 1 lett. D del D.P.R. 600/73 sono obbligati a effettuare le scritture di magazzino:
- Le società di capitali
- Gli enti privati e pubblici commerciali
- Gli enti non commerciali dotati di magazzino
- Le società di persone in contabilità ordinaria
- I soggetti non residenti, limitatamente alle attività commerciale esercitate in Italia con organizzazioni stabili
- Le persone fisiche che esercitano attività d’impresa in contabilità ordinaria
L’obbligo tuttavia entra in vigore quando queste categorie registrano ricavi superiori
a 5.164.568,99 € e rimanenze superiori a 1.032.913,80 € per due anni consecutivi. In questo caso, le aziende devono
presentare la contabilità di magazzino a partire dal terzo anno: tutte le giacenze infatti vengono valutate
all’interno del bilancio.
Le attività che non sono obbligate a presentare l’inventario di magazzino, devono comunque
compilarlo. Esse infatti devono presentare la dichiarazione dei redditi d’impresa, costituita in parte dalla
valutazione delle giacenze, ovvero dall’inventario.
Quando fare l’inventario di magazzino?
L’inventario di magazzino può essere svolto con periodicità differenti: ogni scelta porta con sé
vantaggi e svantaggi.
- L’inventario annuale viene effettuato nei primi giorni di gennaio, in chiusura di esercizio.
Diffuso nelle aziende che non hanno grandi quantità di giacenze, ha lo svantaggio di essere un processo
più lento e rendere più complessa l’individuazione di incongruenze nei calcoli.
- L’inventario periodico, anche detto a rotazione, prevede che il conteggio delle giacenze
venga effettuato in modo periodico (può essere mensile, trimestrale, semestrale). Viene svolto
nei periodi che per l’azienda sono meno ricchi di vendite o di produzione, in modo da non
ostacolare l’attività nel magazzino.
- L’inventario può essere anche effettuato in modo continuativo: in questo caso, il controllo delle
scorte viene effettuato tramite un software di magazzino, che permette di aggiornare in tempo reale i
dati delle giacenze visualizzando i movimenti delle merci senza interrompere alcuna attività e tenendo
traccia di ogni cambiamento. L’inventario effettuato in modo continuativo permette di semplificare e
ottimizzare i processi di lavoro, rendendo fluidi anche i processi interni all’ufficio acquisti.
Fare l'inventario con un software
Se l’azienda dispone di un software gestionale magazzino il monitoraggio delle giacenze diventa
continuo, affidabile e organizzato. I software infatti sono in grado di aggiornare le giacenze di magazzino in
base ai flussi registrati relativi a carichi, scarichi, trasferimenti e così via. Il processo di inventario è
automatizzato e il software gestionale ricalcola in tempo reale le giacenze ad ogni movimento di merce: per questo
viene definito inventario permanente o PIM (Perpetual Inventory Method), in quanto il programma stima continuamente
l’inventario in base ai dati elettronici, ma non a un inventario fisico.
Inventario fisico di magazzino
I dati presenti nel software di magazzino generano una giacenza contabile che è il risultato
delle movimentazioni inserite nel sistema. Queste giacenze potrebbero però differire dalle giacenze fisiche ovvero
realmente presenti a magazzino, per diversi motivi: ad esempio, merce deteriorata o danneggiata, prelievi di
articoli non registrati, furti, etc… Per questo motivo, il sistema di gestione del magazzino può essere integrato
con software appositi che permettono di inserire la giacenza ‘fisica’ presente in uno o più magazzini, dando la
possibilità di inserire in una griglia il conteggio effettivo degli articoli presenti. Indicato tale dato, la
procedura effettua un confronto e genera un report sulle differenze riscontrate, per permettere ai responsabili di
effettuare le opportune verifiche; quindi, a verifiche effettuate, il conteggio può essere confermato ed è
possibile procedere con la generazione automatica delle scritture di rettifica in magazzino (di carico/scarico da
inventario) al fine di pareggiare la giacenza contabile con la giacenza fisica.
In questo modo, il software gestionale di magazzino agevola tantissimo tutte le operazioni di
inventario, e permette anche di gestire più inventari contemporaneamente (attribuendo a ciascuno un nome diverso)
per le aziende che hanno più depositi oppure la necessità di effettuare l’inventario per più settori. Il conteggio
degli articoli può inoltre essere velocizzato tramite lettura del codice barcode.
Inventario utilizzando il Codice a Barre
I programmi per l’inventario possono gestire la rilevazione delle giacenze con o senza l’utilizzo
dei barcode. Vediamo che differenze ci sono.
Senza la lettura dei , gli addetti all’inventario devono
provvedere al conteggio fisico degli articoli esistenti a magazzino e digitare nell’apposita schermata le quantità
rilevate. Se, invece, si effettua un inventario con la gestione dei barcode si possono utilizzare dispositivi come
terminalini o penne ottiche con memoria per compilare in automatico le quantità dell’inventario fisico.
L’inventario viene compilato in automatico rilevando i dati dal lettore ottico (senza altri inserimento manuale):
così, periodicamente è possibile effettuare un giro della merce a magazzino scannerizzando il
con la penna ottica e al termine del giro importare i valori direttamente nel software
gestionale.
Concludendo
L’inventario di magazzino è un’attività importante per la gestione di un’impresa ed è tra le
attività che ogni azienda deve svolgere, l’inventario di magazzino rientra sicuramente tra quelle importanti.
Infatti, serve a capire le giacenze di prodotti e materiali rimasti in magazzino, definire quali ordini effettuare
dai fornitori e quali offerte proporre ai propri clienti. Gestire in modo efficace e ottimizzato l’inventario di
magazzino non è sempre immediato.
Per chi desidera approfondire o sviluppare una soluzione qui in fondo pagina trovate il link al "
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